Zwrot kosztów leczenia za granicą. Sprawdź czy płaci pracodawca
W wielu przedsiębiorstwach regularne podróże służbowe i delegacje stanowią część codziennej rzeczywistości. W takiej sytuacji pracownicy wykonują swoje zadania w zupełnie innym miejscu, niż zawarte jest w treści umowy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ponosi za nich odpowiedzialności. W jaki sposób uregulowana jest kwestia kosztów leczenia pracowników w razie zachorowania lub nieszczęśliwego wypadku podczas pobytu za granicą?
Na początku warto wskazać, że zagraniczna podróż służbowa może być regulowana przez jedną z dwóch obecnie obowiązujących regulacji prawnych:
- do osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej stosowane jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,
- do pozostałych pracowników stosuje się Kodeks Pracy, a dokładne zasady podróży służbowych reguluje umowa o pracę, układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania.
W §19 wyżej wymienionego Rozporządzenia, zawarte zostały rodzaje kosztów leczenia do których zwrotu pracodawca jest zobligowany. Są to:
- niezbędne, udokumentowane koszty leczenia w przypadku choroby powstałej podczas zagranicznej podróży służbowej,
- koszty transportu zwłok do kraju w razie zgonu pracownika za granicą.
Zwrot wyżej wymienionych wydatków następuje z budżetu pracodawcy. Wyjątek stanowią jedynie te, które przysługują pracownikowi w ramach świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, gwarantowanych przez EKUZ. Ponadto, pracodawca będzie zobowiązany do zwrotu wydatków na transport medyczny, który został określony jako konieczny w ramach zaleceń lekarskich.
W przypadku pracownika, który wyjeżdża w delegację do jednego z krajów Unii Europejskiej (EU) lub Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) warto zapewnić mu Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Pokrywa niezbędne i nieplanowane koszty leczenia za granicą. Odbywa się to w ramach publicznego systemu opieki zdrowotnej danego państwa, a więc na tych samych zasadach, na jakich korzystają z niego obywatele danego kraju. EKUZ pozwala pracodawcy na częściowe zminimalizowanie ryzyka związanego z finansowaniem leczenia pracownika w razie wypadku w UE/EFTA. Odmiennie rysuje się sytuacja, w przypadku delegacji do pozostałych państw świata - wówczas EKUZ nie ma zastosowania. W sytuacji wypadku, choroby lub śmierci delegowanego pracownika, koszty związane z leczeniem lub transportem medycznym oraz transportem zwłok obciążą bezpośrednio konto pracodawcy.
Podróż służbowa a oddelegowanie
Różnica między terminami „podróż służbowa” a „oddelegowanie” może wywoływać niepewność. Na podstawie orzeczeń sądowych, stwierdzić należy, że podróż służbowa musi mieć charakter okazjonalny, incydentalny i jedynie krótkotrwale wiązać się ze zmianą miejsca pracy [1]. Aby w ogóle można było o niej mówić, musi być realizowana[2]:
- poza miejscowością, w której siedzibę ma pracodawca,
- na wyraźne polecenie pracodawcy,
- w celu wykonania określonego zadania.
Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży zawsze określa pracodawca, podobnie jak rodzaj transportu. W przypadku podróży służbowej pracownik zachowuje prawo do określonych przepisami świadczeń pieniężnych, m.in. do zwrotu kosztów leczenia za granicą i diety.
W przypadku oddelegowania, mówimy o stałej zmianie miejsca świadczenia pracy, które może wynikać np. z porozumienia zmieniającego warunki pracy. W przeciwieństwie do podróży służbowej pracownik oddelegowany nie ma prawa do dodatkowych świadczeń. Chyba, że pracodawca gwarantuje je na podstawie np. regulaminu wynagradzania.
Zaświadczenie A1 oraz EKUZ
Pracownicy, którzy wyjeżdżają za granicę do kraju EU, EOG lub Szwajcarii, mogą zostać objęci Europejską Kartą Ubezpieczenia Zdrowotnego.
Aby było to możliwe pracownik musi wcześniej uzyskać dokument A1. Takie zaświadczenie wystawiane jest przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i potwierdza opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne oraz jego obowiązywanie w Polsce, a nie w kraju, do którego podróżuje służbowo.
Procedura EKUZ uprawnia do korzystania z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w innym państwie niż państwo ubezpieczenia. Opieka medyczna musi być udzielona w zakresie, który umożliwi ubezpieczonemu kontynuowanie pobytu w danym państwie (w warunkach niezbędnych dla zdrowia) i zapobiegnie wcześniejszemu powrotowi. Decyzję o tym, czy dane świadczenie jest niezbędne, zawsze podejmuje lekarz. Warto pamiętać, że świadczenia w ramach EKUZ nie dotyczą wyłącznie pomocy doraźnej w razie wypadku lub choroby, ale również utrzymania ciągłości zabiegów medycznych, np. dializy nerek czy chemioterapii.
Wysyłając pracowników w zagraniczną podróż służbową, warto poświęcić chwilę na dobór odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej. Uchroni ona pracodawcę od niespodziewanych kosztów leczenia i transportu, a podróżującemu pracownikowi zapewni komfort i spokój ducha.
[1] Wyrok SA we Wrocławiu z dnia 12 września 2019 r., sygn. III AUa 472/19.
[2] Wyrok SN z dnia 22 lutego 2008 r., sygn. I PK 208/07.